Il metodo BOOST: una guida per fornire feedback efficaci ai lavoratori

Qui una guida su come generare feedback costruttivi nei confronti dei lavoratori, utile alle organizzazioni per crescere e per far crescere i propri dipendenti. A cura di Lucia Molfese, Orientatrice Asnor e Fabio Garganego, Docente, Corporate e Executive Coach.

Chi si occupa di mentoring e orientamento sa bene che, con una buona dose di determinazione, i giovani che seguono dei percorsi di orientamento e mentoring possono raggiungere dei traguardi inaspettati e realizzare obiettivi apparentemente lontani o inimmaginabili sia personali che lavorativi. E ciò avviene in ogni parte del mondo.

Allo stesso tempo, però, tanti di noi sanno che ciò che manca a molti giovani lavoratori sono degli spazi di confronto reali e neutri, anche all’interno degli ambienti di lavoro, non per i contenuti ma per l’incapacità -  spesso di molti datori di lavoro - di mettere da parte il pregiudizio e il giudizio nei loro confronti.

Nonostante la giovane età, molti ragazzi sono alle prese con le loro convinzioni limitanti, le quali iniziano a formarsi e stratificarsi. Il compito di un Orientatore è quello di aiutarli a superarle, senza imporre il proprio punto di vista.

Vediamo insieme come le aziende possono incentivare i lavoratori attraverso un’organizzazione del gruppo per obiettivi e attraverso la generazione di feedback costruttivi ed efficaci.

Prediligere il lavoro per obiettivi

Il lavoro per obiettivi implica e richiede una valutazione del proprio lavoro e del proprio modo di lavorare, ma questo deve contenere al suo interno - e in prospettiva - lo sviluppo professionale e la crescita personale di ciascun lavoratore. Questa pratica non riguarda solo la valutazione delle prestazioni, ma si estende all'incoraggiamento, al riconoscimento, all’ascolto e alla guida costruttiva. In tanti paesi del mondo questi momenti di valutazione sono già presenti e calendarizzati nelle agende dei dipendenti con regolarità. Molti manager, infatti, utilizzano questi momenti per strutturare team e attività basate su criteri funzionali e personalizzati, facilitando la creazione di piani di sviluppo per i collaboratori, orientati a potenziare le competenze, sviluppare i punti di forza e a colmare le lacune con maggiore consapevolezza.

Le dimensioni del lavoro per obiettivi

Quali dimensioni potremmo valutare in questo spazio di confronto? Vediamole insieme.

Feedback valutativo sugli obiettivi. Si concentra sulla misurazione dei progressi verso gli obiettivi prefissati. È spesso utilizzato per monitorare e regolare il lavoro in corso offrendo indicazioni pratiche su come migliorare, consentendo ai lavoratori di affinare le proprie abilità e di avanzare nel conseguimento degli obiettivi, dando un rimando sugli obiettivi che non sono stati raggiunti e esplorando nuove idee per raggiungere l’obiettivo percorribile.

Motivazione e Impegno. Essere riconosciuti per il proprio lavoro è un potente stimolo motivazionale. Un feedback positivo rafforza il senso di realizzazione e di appartenenza, creando un ambiente di lavoro più stimolante e produttivo. D'altra parte, la consapevolezza che il proprio contributo sia riconosciuto e apprezzato è fondamentale per alimentare la motivazione intrinseca e per questo è importante parlarne; mantiene l'individuo impegnato e coinvolto nel processo di crescita continua.

Soddisfazione lavorativa e benessere emotivo. Ricevere un feedback che riconosce il proprio contributo può aumentare significativamente la soddisfazione lavorativa e si riflette anche nel benessere emotivo complessivo dell'individuo, in quanto aumentando la fiducia e la stabilità emotiva, riduce lo stress e migliora il benessere dei dipendenti che sono consapevoli del proprio “agito”.

Clima organizzativo e relazioni Interpersonali. Il feedback, oltre ad avere un importante beneficio nel rapporto tra dipendente e datore di lavoro, risulta estremamente importante anche nelle dinamiche tra colleghi. Creare un clima aperto e trasparente in cui il feedback reciproco è incoraggiato e condiviso fra tutti i membri del team, favorisce un ambiente di lavoro sano e con meno prevaricazioni. La comunicazione efficace non alimenta mai cose non dette o implicite ma lavora su messaggi chiari e sintetici, riducendo i tempi di lavoro, i conflitti, le call, e-mail e aumenta la coesione del team in quanto contribuisce ad una cultura organizzativa che promuove il rispetto reciproco e la collaborazione.

Sviluppo professionale e prospettiva di carriera. Lo sviluppo professionale si concentra sulle competenze e conoscenze legate al lavoro, mentre la crescita personale riguarda la maturazione e l'arricchimento dell'individuo nel suo complesso, oltre agli aspetti legati alla carriera. Slegare queste due dimensioni è come separare le due facce della stessa medaglia. Parlare di sviluppo professionale senza prendere in considerazione obiettivi, metodi, tempi e benefici, significa non consentire ad un collaboratore di svolgere il proprio percorso lavorativo in modo efficiente, chiaro, responsabile e consapevole. Visualizzando la prospettiva e il punto di arrivo invece, sarà più facile valutare e pianificare metodi e tempi che impattano inevitabilmente anche la sfera personale. 

Soprattutto nei primi anni di carriera, avere qualcuno con cui confrontarsi sostiene le nuove generazioni ad affrontare le sfide e le frustrazioni che portano all'attrito professionale, quando non condivise. Le attività di mentoring, per esempio, possono contribuire a ridurre questo attrito, fornendo supporto e consigli che aiutino i giovani a superare le difficoltà e ad agevolarne l’introduzione alle figure chiave nel settore di interesse, fondamentale per l'avanzamento e l’ispirazione nello sviluppo professionale.

Rivedere il processo di onboarding

Il processo di onboarding che ha lo scopo di fornire alla persona neoassunta tutti gli strumenti di cui ha bisogno per iniziare a lavorare operativamente e in modo efficace, deve aiutare la nuova risorsa, che è parte integrante del nuovo gruppo di lavoro. Infatti, inserire nel proprio organico risorse preparate, motivate e stimolate a dare il meglio, migliora l’ambiente professionale.

Pertanto, oltre a fornire gli strumenti di lavoro e le procedure da seguire, vanno pensati e creati ad hoc momenti di presentazione e condivisione dei processi aziendali principali, calendarizzandoli, individuando momenti di pianificazione e di feedback, di formazione e di orientamento, all’interno del team di lavoro, chiarendo sin da subito chi sarà il punto di riferimento in azienda, al fine di gestire questo processo con successo.

Gestire al meglio le riunioni di team

Coinvolgere tutti i partecipanti richiede una pianificazione attenta e una leadership efficace; ma un aiuto potrebbe essere quello di proporre a tutti i membri del team l’opportunità di confrontarsi con il coordinamento di un meeting, sperimentando aspetti riguardanti la pianificazione, i timing e un obiettivo specifico e condiviso, preparando a turno una presentazione.

Nel dettaglio è raccomandabile:

• invitare i membri del team a sviluppare idee o proposte prima della riunione, per incoraggiare la partecipazione attiva;
• inviare un'agenda dettagliata in anticipo, in modo che i partecipanti siano preparati e sappiano cosa aspettarsi;
• chiedere ai membri del team se ci sono argomenti specifici che desiderano discutere durante la riunione;
• assicurarsi che ogni riunione abbia un obiettivo specifico e che tutti i partecipanti siano a conoscenza di quale obiettivo raggiungere;
• dare spazio al follow up: chiedere feedback ai partecipanti su quanto emerso in chiusura della riunione, stabilendo i compiti e le azioni più prossime, verificando che siano chiare le titolarità e responsabilità specifiche, definendo chi della squadra condurrà il meeting del mese successivo.

Se la chiave è creare un ambiente aperto e inclusivo in cui tutti si sentano a proprio agio nel condividere le proprie opinioni e acquisiscano competenze organizzative e gestionali importanti, anche salutare e dare l’esempio di un clima positivo instrada le riunioni in un clima accogliente.

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Conclusioni

In conclusione, il feedback dell’azienda è un pilastro essenziale negli ambienti lavorativi moderni, perché va al di là di una semplice valutazione delle prestazioni, impattando direttamente sullo sviluppo professionale e personale di ogni individuo coinvolto.

Attraverso il riconoscimento, l'incoraggiamento e la guida costruttiva, il feedback crea un terreno fertile per la crescita, la motivazione e il benessere, plasmando un ambiente lavorativo in cui le persone possono prosperare e raggiungere il loro pieno potenziale.

Occorre dunque creare un’organizzazione basata su feedback che siano:

• Bilanciati: se si deve condividere qualcosa che non è andata bene, assicuriamoci che sia successivamente arricchito da un feedback positivo;
• Obiettivi: sospendere il giudizio quando si forniscono dei feedback;
• Osservati: in prima persona e non riportati da terzi;
• Specifici: contestualizzare e non generalizzare, in modo da poter aiutare chi li riceve;
• Tempestivi: fornire il feedback appena possibile o la situazione lo permette. Non  lasciar passare troppo tempo, diventa inefficace.

È il modello di feedback chiamato per l’appunto BOOST (Bilanciato; Obiettivo; Osservato; Specifico; Tempestivo): cinque fasi che favoriscono che ogni feedback fornito sia costruttivo ed utile. Nel caso in cui il feedabck non fosse richiesto, chiediamo “il permesso” prima di fornirlo.

Questo aiuterà l’organizzazione a sviluppare e consolidare un senso di fiducia e sicurezza psicologica che si traduce in una leva per il team e l’azienda stessa.

Combinate in modo strategico, queste pratiche aiutano le aziende a costruire e mantenere una reputazione positiva, attirare nuovi clienti e dipendenti, mantenendo fedeli quelli esistenti, svolgendo un ruolo fondamentale nel favorire lo sviluppo professionale e personale. Alla base di questa cultura c’è un investimento sulle persone e sulla loro formazione.

A cura di

Lucia Molfese,
Orientatrice Asnor
 

Fabio Garganego, 
Docente, Corporate e Executive Coach