L'arte dell'onboarding: strategie per accogliere i nuovi dipendenti e raggiungere il successo

Il termine inglese onboarding significa letteralmente salire a bordo. Non è un caso, dunque, che questa espressione sia stata adottata dalle organizzazioni per indicare il processo di accoglienza e integrazione di un nuovo dipendente nel loro contesto lavorativo. A cura di Valeria Gatti, Orientatrice Asnor, Consulente e Autrice.

Tale processo include una serie di azioni volte a fornire al lavoratore tutte le informazioni utili a imparare la cultura aziendale ed è giudicato fondamentale.
Il detto chi ben comincia è a metà dell'opera sembra fatto su misura: ogni fase del processo è studiata per garantire al dipendente un benessere longevo, in azienda.

Il percorso, infatti, inizia dal momento dell’assunzione e prosegue fino al pieno inserimento del lavoratore nel team; è determinante per migliorare la retention; aumenta il coinvolgimento e la motivazione del dipendente per garantirgli una performance duratura e una crescita costante, nel tempo.

Le fasi del processo di onboarding

La preparazione del terreno

La fase in onboarding inizia prima dell’arrivo del nuovo dipendente, qualche giorno prima, e a seconda dell’organico aziendale, il tutor preposto dovrà occuparsi di predisporre:

• un pacchetto di benvenuto contenete uno o più gadget aziendali;
• i documenti quali il funzioni-gramma, il regolamento interno, il mansionario e un insieme di informazioni sul team;
• un testo, se esistente, o una presentazione generale, che racconti la storia dell’azienda, chi sono i soci fondatori, i loro valori e l’impegno dedicato ai progetti/prodotti;
• la postazione di lavoro;
• il kit antiinfortunistico e/o divise da indossare, se necessario;
• gli accessi ai sistemi aziendali, indirizzi e-mail ed eventuali altre informazioni di carattere digitale/informatico giudicati indispensabili.

L’accoglienza

Le attività fondamentali di accoglienza sono:

• la presentazione della cultura aziendale e dei valori;
• l’introduzione ai software aziendali e altri strumenti di lavoro, quali per esempio i macchinari
• l’affiancamento a un collega esperto e mentoring.

Monitoraggio

Le settimane che seguono il primo giorno sono fondamentali per il successo a lungo termine.

Le attività in questa fase possono includere:

• monitoraggio dei progressi tramite check-in regolari con il responsabile;
• supporto continuo da parte del collega esperto
• formazione continua, personalizzata e avanzata

Follow-up

L’integrazione del dipendente continua con un’intesa attività comunicativa, empatica. Buone pratiche di condivisione e raccolta dei feedback, nonché gentilezza e sincerità in egual misura, sono ingredienti indispensabili per evitare l’insorgere di criticità.

Un ambiente di lavoro energico ma positivo è una garanzia per la produttività del nuovo arrivato e per una longeva soddisfazione di tutto il team. 

Strumenti e risorse utili per il processo

Alcuni tra gli strumenti più utili per pianificare il processo di onboarding sono:

• le piattaforme di Onboarding che aiutano nella gestione di alcune fasi salienti tra le quali la gestione della documentazione fino all'automazione delle attività;
• le piattaforme come BambooHR, WorkBright, Zenefitso Gusto offrono funzionalità integrate per ottimizzare il flusso di lavoro;
• video e formazione online, che possono aiutare i nuovi dipendenti ad apprendere in modo autonomo, ma coinvolgente, particolari processi aziendali;
• altre piattaforme. Strumenti di collaborazione come Slack o Zoom sono validi per mantenere una comunicazione costante e facilitare l’interazione tra i membri del team;
• onboarding da remoto, con strumenti digitali in uso all’azienda. La diffusione del lavoro a distanza ha generato l’esigenza di intraprendere il processo secondo logiche nuove, ma comunque efficaci. Il dipendente infatti proprio perché non fisicamente in azienda ha ancora più bisogno di essere accompagnato e supportato in ogni fase.

Le sfide dell'onboarding e come affrontarle

Nonostante i suoi numerosi vantaggi, il processo non è esente da criticità che devono essere valutate e tempestivamente risolte.

Una delle più soventi è legata al sovraccarico informativo. È bene dosare il carico di dettagli forniti, nei primi giorni per favorire una migliore distribuzione nel tempo.

Una seconda sfida è legata alla personalizzazione del processo. Sebbene si erga su alcuni pilastri, deve essere adatto e personalizzato il più possibile. Le persone provengono da esperienze differenti e ciascuno ha bisogni che non sempre possono essere catalogati. La sfida consiste proprio nell’elaborare un processo ad hoc, pur non avendo, spesso, elementi sempre di chiara definizione della persona. In questo caso, più sessioni di follow-up personalizzate e una spinta alla comunicazione efficace possono essere entrambi soluzioni possibili.
Una terza criticità può presentarsi nelle sessioni da remoto. Le interazioni virtuali possono risultare meno efficaci, e c’è il rischio di far percepire al dipendente quella lontananza che non dovrebbe mai esserci, nelle fasi di onborading. Una possibile soluzione è legata a un intervento costante, non invasivo, ma pianificato per raccogliere feedback e iniziare un processo di comunicazione efficace.

In conclusione, è bene puntualizzare che il processo di onboarding è un investimento, non solo di risorse fisiche ma ancor più di pratiche relazionali. Pratiche che oggi, e in futuro, saranno sempre più indispensabili per favorire la crescita dell’azienda e della sua cultura, dei dipendenti e della loro soddisfazione, nonché dell’incremento della produttività generale.