1. Premessa

Asnor – Associazione Nazionale Orientatori riconosce la protezione dei dati personali quale elemento essenziale nello svolgimento delle proprie attività istituzionali e organizza ogni trattamento nel rispetto dei principi di liceità, correttezza, trasparenza e responsabilizzazione previsti dal Regolamento (UE) 2016/679.

Con la presente Informativa l’Associazione desidera fornire a tutti i partecipanti una descrizione chiara, completa e facilmente comprensibile delle modalità con cui i dati personali vengono raccolti, utilizzati, conservati e protetti in occasione della partecipazione ad eventi, convegni, congressi, seminari, workshop, webinar, corsi di formazione, tavole rotonde, manifestazioni istituzionali, iniziative culturali e, più in generale, a tutte le attività promosse o organizzate da Asnor, sia autonomamente sia in collaborazione con altri enti pubblici o privati. La presente Informativa trova applicazione indipendentemente dalle modalità di svolgimento dell’iniziativa, sia essa organizzata in presenza, a distanza oppure in modalità mista, e disciplina tutti i trattamenti di dati personali necessari alla gestione dell’evento, dalla fase di iscrizione fino al completamento delle attività organizzative, amministrative e documentali eventualmente connesse, compreso il rilascio di attestati di partecipazione, certificazioni o altra documentazione prevista dalla specifica iniziativa. Qualora un determinato evento presenti caratteristiche particolari tali da richiedere ulteriori trattamenti di dati personali non contemplati nella presente Informativa, Asnor provvederà preventivamente a fornire agli interessati un’apposita informativa integrativa, nel rispetto di quanto previsto dagli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679.

2. Titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento dei dati personali è Asnor – Associazione Nazionale Orientatori, con sede legale in Via Antonio Salandra n. 18 – 00187 Roma, Codice Fiscale 93361620722 e Partita IVA 06817550723.

Asnor determina le finalità e le modalità del trattamento dei dati personali nel rispetto della normativa europea e nazionale in materia di protezione dei dati personali, adottando misure tecniche ed organizzative idonee a garantire un livello di sicurezza adeguato ai rischi derivanti dal trattamento. Per qualsiasi informazione relativa al trattamento dei dati personali è possibile contattare il Titolare all’indirizzo e-mail privacy@asnor.it, tramite posta elettronica certificata all’indirizzo asnor@pec.it oppure mediante i recapiti pubblicati sul sito istituzionale www.asnor.it.

3. Responsabile della Protezione dei Dati (Data Protection Officer)

Asnor ha designato un Responsabile della Protezione dei Dati (Data Protection Officer – DPO), ai sensi degli artt. 37, 38 e 39 del Regolamento (UE) 2016/679, quale figura di garanzia incaricata di assistere il Titolare nella corretta applicazione della normativa in materia di protezione dei dati personali, vigilare sull’osservanza del GDPR e costituire il punto di contatto per gli interessati e per l’Autorità Garante. Il Responsabile della Protezione dei Dati opera in piena autonomia e indipendenza, nel rispetto delle funzioni attribuitegli dal Regolamento, fornendo supporto e consulenza sia al Titolare sia agli interessati in relazione a tutte le questioni riguardanti il trattamento dei dati personali. Per qualsiasi richiesta o chiarimento riguardante il trattamento dei dati personali o l’esercizio dei diritti riconosciuti dalla normativa vigente, gli interessati possono contattare il Responsabile della Protezione dei Dati all’indirizzo di posta elettronica dpo@asnor.it.

4. Principi applicati al trattamento dei dati personali

Asnor impronta ogni attività di trattamento dei dati personali ai principi di liceità, correttezza, trasparenza, limitazione delle finalità, minimizzazione dei dati, esattezza, limitazione della conservazione, integrità, riservatezza e responsabilizzazione (accountability) previsti dall’art. 5 del Regolamento (UE) 2016/679.

Ogni trattamento è progettato sin dalla fase di definizione delle attività organizzative secondo i principi di Privacy by Design e Privacy by Default, con l’obiettivo di raccogliere e trattare esclusivamente i dati personali strettamente necessari al perseguimento delle finalità dichiarate, limitando il trattamento alle sole informazioni realmente indispensabili e adottando adeguate misure tecniche ed organizzative volte a garantirne la sicurezza, la disponibilità e la riservatezza. Asnor promuove una gestione dei dati personali orientata al miglioramento continuo dei propri processi organizzativi, assicurando la formazione del personale autorizzato, la costante verifica delle misure di sicurezza adottate, la tracciabilità delle attività svolte e la periodica revisione della documentazione privacy, nel rispetto del principio di responsabilizzazione introdotto dal Regolamento (UE) 2016/679.

5.Oggetto del trattamento e categorie di dati personali

La presente Informativa disciplina il trattamento dei dati personali effettuato da Asnor nell’ambito dell’organizzazione, della gestione e della realizzazione di eventi, convegni, congressi, seminari, workshop, webinar, attività formative e di ogni altra iniziativa istituzionale promossa direttamente dall’Associazione o organizzata in collaborazione con enti pubblici, istituzioni, università, aziende, associazioni o altri partner.

I dati personali sono raccolti esclusivamente nella misura necessaria a consentire la corretta gestione dell’evento, garantire la partecipazione degli interessati, adempiere agli obblighi organizzativi e amministrativi e, ove previsto, predisporre e rilasciare attestati di partecipazione, certificazioni o altra documentazione connessa all’iniziativa. In relazione alle caratteristiche della specifica iniziativa, Asnor potrà trattare dati identificativi e anagrafici, dati di contatto, informazioni relative all’attività professionale o all’organizzazione di appartenenza, nonché ogni ulteriore informazione strettamente necessaria alla gestione dell’evento o richiesta dalla normativa applicabile.

Qualora la natura dell’iniziativa lo renda necessario, potranno essere raccolte ulteriori informazioni finalizzate esclusivamente a garantire una migliore organizzazione dell’evento, quali eventuali esigenze di accessibilità, necessità logistiche, richieste organizzative o altre informazioni spontaneamente comunicate dall’interessato e pertinenti rispetto alle finalità perseguite. Nel corso degli eventi potranno inoltre essere realizzate fotografie, riprese audiovisive o altri contenuti multimediali destinati a documentare lo svolgimento delle iniziative e a promuovere le attività istituzionali di Asnor attraverso i propri canali di comunicazione. Le modalità di trattamento di tali immagini e riprese sono disciplinate dalla presente Informativa e, ove necessario, da specifiche informazioni integrative rese disponibili ai partecipanti prima dell’inizio dell’evento. Il conferimento dei dati richiesti nei moduli di iscrizione è generalmente necessario per consentire la partecipazione all’iniziativa e l’erogazione dei servizi ad essa connessi.

L’eventuale mancato conferimento dei dati contrassegnati come obbligatori potrà impedire la corretta gestione dell’iscrizione, la partecipazione all’evento o il rilascio dell’eventuale attestato di partecipazione. Nel rispetto dei principi di Privacy by Design, Privacy by Default e di minimizzazione dei dati, Asnor progetta ogni modulo di raccolta dati richiedendo esclusivamente le informazioni strettamente necessarie al perseguimento delle finalità dichiarate. Gli interessati sono pertanto invitati a non inserire dati personali eccedenti rispetto a quelli richiesti né informazioni riferite a soggetti terzi non pertinenti rispetto all’iniziativa. Qualora vengano spontaneamente comunicati dati personali ulteriori rispetto a quelli richiesti, tali informazioni saranno trattate esclusivamente nella misura strettamente necessaria alla gestione della richiesta o dell’evento, nel pieno rispetto dei principi di liceità, correttezza, trasparenza, minimizzazione e limitazione della conservazione previsti dal Regolamento (UE) 2016/679.

6. Finalità del trattamento e basi giuridiche

I dati personali raccolti da Asnor sono trattati esclusivamente per finalità strettamente connesse all’organizzazione, alla gestione e al corretto svolgimento delle iniziative istituzionali promosse dall’Associazione. In particolare, il trattamento è finalizzato a consentire la registrazione dei partecipanti, verificare i requisiti eventualmente richiesti per la partecipazione all’iniziativa, gestire le comunicazioni organizzative prima, durante e dopo l’evento, predisporre gli elenchi dei partecipanti, organizzare le attività logistiche, amministrative e di segreteria, nonché rilasciare, ove previsto, attestati di partecipazione, certificazioni o altra documentazione inerente all’evento. I dati personali potranno inoltre essere trattati per adempiere agli obblighi previsti dalla normativa vigente, per gestire eventuali richieste formulate dai partecipanti, per garantire la sicurezza organizzativa delle iniziative e per tutelare i diritti e gli interessi legittimi dell’Associazione nelle ipotesi consentite dalla legge. Qualora l’evento sia organizzato in collaborazione con altri enti o istituzioni, i dati potranno essere trattati nella misura strettamente necessaria a consentire la corretta gestione dell’iniziativa comune, nel rispetto dei ruoli e delle responsabilità attribuiti ai soggetti coinvolti e delle informazioni rese agli interessati. Nel corso delle iniziative potranno essere realizzate fotografie, riprese audiovisive o altri contenuti multimediali destinati a documentare l’evento e a promuovere le attività istituzionali di Asnor attraverso il sito internet dell’Associazione, i propri canali social, newsletter, pubblicazioni istituzionali, materiale divulgativo e ogni altro strumento di comunicazione utilizzato per la promozione delle finalità statutarie. Tale trattamento sarà effettuato nel rispetto dei principi di proporzionalità, pertinenza e minimizzazione, evitando, ove possibile, di concentrare l’attenzione su singoli partecipanti e privilegiando immagini di insieme rappresentative dello svolgimento dell’iniziativa.

Qualora particolari attività di ripresa richiedano modalità di trattamento ulteriori rispetto a quelle normalmente connesse alla documentazione dell’evento, Asnor provvederà ad informare preventivamente gli interessati e, ove necessario, ad acquisire gli eventuali consensi richiesti dalla normativa vigente. L’eventuale invio di comunicazioni informative relative ad analoghe iniziative promosse da Asnor sarà effettuato esclusivamente nei casi consentiti dalla normativa applicabile e nel rispetto delle preferenze eventualmente espresse dall’interessato. Il trattamento dei dati personali trova il proprio fondamento giuridico, a seconda delle specifiche finalità perseguite, nell’esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dell’interessato, nell’esecuzione del rapporto instaurato mediante l’iscrizione all’evento, nell’adempimento degli obblighi di legge cui è soggetto il Titolare del trattamento, nel perseguimento del legittimo interesse di Asnor alla promozione delle proprie attività istituzionali e, ove richiesto dalla normativa vigente, sul consenso liberamente espresso dall’interessato.

7. Modalità del trattamento

Il trattamento dei dati personali è effettuato mediante strumenti informatici, telematici e, ove necessario, anche cartacei, nel rispetto dei principi di liceità, correttezza, trasparenza, integrità, riservatezza e minimizzazione previsti dal Regolamento (UE) 2016/679. Asnor adotta misure tecniche ed organizzative adeguate a garantire un livello di sicurezza proporzionato ai rischi derivanti dal trattamento, assicurando la protezione dei dati personali contro accessi non autorizzati, utilizzi illeciti, perdita, distruzione accidentale, alterazione o divulgazione non consentita. Le informazioni raccolte sono trattate esclusivamente da personale espressamente autorizzato dal Titolare, adeguatamente formato e istruito ai sensi dell’art. 29 del Regolamento (UE) 2016/679 e dell’art. 2-quaterdecies del D.Lgs. 196/2003, ovvero, quando necessario, da soggetti esterni che forniscono servizi a favore dell’Associazione e che siano stati formalmente designati Responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 del GDPR. Qualora l’iscrizione agli eventi avvenga mediante piattaforme informatiche o servizi digitali forniti da soggetti terzi, il relativo trattamento sarà effettuato esclusivamente nell’ambito di rapporti contrattuali conformi alla normativa europea in materia di protezione dei dati personali e nel rispetto delle istruzioni impartite dal Titolare. Asnor non adotta processi decisionali interamente automatizzati né attività di profilazione idonee a produrre effetti giuridici o analogamente significativi nei confronti degli interessati, salvo che tali trattamenti siano espressamente previsti dalla specifica iniziativa e siano accompagnati da un’idonea informativa preventiva.

8. Fotografie, riprese audiovisive, eventi in streaming e attività di comunicazione istituzionale

Nel corso degli eventi organizzati da Asnor potranno essere effettuate fotografie, registrazioni audio, riprese video o dirette streaming finalizzate a documentare lo svolgimento delle iniziative, promuovere le attività istituzionali dell’Associazione e valorizzarne i progetti, anche attraverso il sito istituzionale, i canali social ufficiali, newsletter, pubblicazioni cartacee e digitali, materiale divulgativo e ulteriori strumenti di comunicazione istituzionale.

Le riprese saranno effettuate nel rispetto della dignità, dell’immagine e della riservatezza delle persone presenti, privilegiando, ove possibile, inquadrature d’insieme rappresentative dell’evento e limitando la realizzazione di riprese individuali ai casi in cui ciò risulti coerente con le finalità istituzionali dell’iniziativa.

All’ingresso delle aree interessate dalle riprese saranno predisposte apposite informative sintetiche, idonee ad informare preventivamente i partecipanti circa la possibile realizzazione di fotografie e registrazioni audiovisive durante lo svolgimento dell’evento.

Qualora specifiche attività promozionali richiedano modalità di utilizzo delle immagini ulteriori rispetto alla normale documentazione dell’evento, Asnor provvederà, ove necessario, a fornire un’informativa dedicata e ad acquisire gli eventuali consensi richiesti dalla normativa vigente.

9. Periodo di conservazione dei dati personali

Asnor conserva i dati personali esclusivamente per il tempo necessario al conseguimento delle finalità per le quali sono stati raccolti e trattati, nel rispetto del principio di limitazione della conservazione previsto dall’art. 5 del Regolamento (UE) 2016/679 e degli eventuali obblighi di legge applicabili. I dati raccolti per la gestione dell’iscrizione e della partecipazione agli eventi sono conservati per il tempo necessario all’organizzazione dell’iniziativa e al completamento delle attività amministrative, contabili e organizzative ad essa connesse. Qualora sia previsto il rilascio di attestati di partecipazione, certificazioni o altra documentazione ufficiale, i dati personali potranno essere conservati per il periodo necessario a garantire la corretta gestione amministrativa dell’evento, l’eventuale riemissione della documentazione e l’adempimento degli obblighi di legge. Le fotografie e le riprese audiovisive realizzate nell’ambito delle finalità istituzionali dell’Associazione potranno essere conservate anche successivamente alla conclusione dell’evento, quale documentazione storica delle attività svolte da Asnor, salvo il legittimo esercizio dei diritti riconosciuti agli interessati dalla normativa vigente. Decorso il periodo di conservazione, i dati personali saranno cancellati, anonimizzati oppure trattati in forma aggregata, fatti salvi gli ulteriori obblighi di conservazione previsti dalla normativa applicabile.

10. Conferimento dei dati e conseguenze dell’eventuale mancato conferimento

Il conferimento dei dati personali richiesti nei moduli di iscrizione è, nella maggior parte dei casi, necessario per consentire ad Asnor di gestire correttamente la partecipazione all’evento e di erogare i servizi connessi all’iniziativa. L’eventuale mancato conferimento dei dati contrassegnati come obbligatori potrà comportare l’impossibilità di completare l’iscrizione, partecipare all’evento, ricevere comunicazioni organizzative o ottenere l’eventuale attestato di partecipazione. Qualora determinati dati siano richiesti esclusivamente per finalità ulteriori rispetto alla gestione dell’evento, il loro conferimento sarà espressamente qualificato come facoltativo e il mancato rilascio non produrrà alcuna conseguenza sulla possibilità di partecipare all’iniziativa.

11. Destinatari dei dati personali

I dati personali saranno trattati esclusivamente da personale interno di Asnor espressamente autorizzato e adeguatamente formato, che opera sulla base di istruzioni documentate e nei limiti delle mansioni svolte.

Qualora ciò sia necessario per l’organizzazione e la gestione dell’evento, i dati potranno essere comunicati a soggetti esterni che prestano servizi a favore dell’Associazione, quali fornitori di servizi informatici, piattaforme di registrazione agli eventi, servizi di hosting, società incaricate dell’assistenza tecnica, della gestione degli attestati, della comunicazione istituzionale, della documentazione fotografica e audiovisiva o di ulteriori attività strettamente connesse allo svolgimento dell’iniziativa. Tali soggetti opereranno, ove previsto dalla normativa, in qualità di Responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 del Regolamento (UE) 2016/679 oppure quali autonomi Titolari del trattamento, secondo le rispettive competenze e responsabilità.

L’elenco aggiornato dei Responsabili del trattamento potrà essere richiesto in qualsiasi momento scrivendo al Titolare del trattamento.

12. Trasferimento dei dati personali verso paesi terzi

Di norma, i dati personali sono trattati all’interno dello Spazio Economico Europeo. Qualora, per esigenze organizzative o tecnologiche, Asnor  si avvalga di fornitori che comportino il trasferimento di dati personali verso Paesi terzi o organizzazioni internazionali, tale trasferimento sarà effettuato esclusivamente nel rispetto delle condizioni previste dagli artt. 44 e seguenti del Regolamento (UE) 2016/679, adottando le garanzie appropriate previste dalla normativa europea, quali decisioni di adeguatezza della Commissione Europea, Clausole Contrattuali Standard (Standard Contractual Clauses – SCC) o altri strumenti giuridici idonei a garantire un livello di protezione sostanzialmente equivalente a quello assicurato all’interno dell’Unione Europea.

13. Diritti dell’interessato

Ogni interessato può esercitare, in qualunque momento e nei casi previsti dal Regolamento (UE) 2016/679, i diritti riconosciuti dagli artt. 15 e seguenti del GDPR. In particolare, è possibile ottenere conferma dell’esistenza o meno di un trattamento di dati personali che lo riguarda, accedere ai dati trattati, richiederne la rettifica qualora risultino inesatti o incompleti, ottenerne la cancellazione nei casi previsti dalla legge, limitarne il trattamento, opporsi al trattamento nei casi consentiti dalla normativa e, ove applicabile, ricevere i dati personali in formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, ovvero richiederne la trasmissione ad altro Titolare del trattamento. Qualora il trattamento sia fondato sul consenso dell’interessato, quest’ultimo potrà revocarlo in qualsiasi momento, senza che tale revoca pregiudichi la liceità del trattamento effettuato prima della sua manifestazione. Asnor si impegna a fornire riscontro alle richieste degli interessati nei termini e con le modalità previste dal Regolamento (UE) 2016/679, garantendo un dialogo improntato alla massima trasparenza e collaborazione. Le richieste potranno essere indirizzate al Titolare del trattamento oppure al Responsabile della Protezione dei Dati utilizzando i recapiti indicati nella presente Informativa.

14. Diritto di reclamo

Qualora ritenga che il trattamento dei propri dati personali avvenga in violazione della normativa vigente, l’interessato ha il diritto di proporre reclamo all’Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali, secondo le modalità previste dall’art. 77 del Regolamento (UE) 2016/679, oppure di adire le competenti Autorità giudiziarie nei casi previsti dagli artt. 78 e 79 del medesimo Regolamento. Resta comunque ferma la disponibilità di Asnor e del Responsabile della Protezione dei Dati a fornire ogni chiarimento e a ricercare, ove possibile, una soluzione collaborativa alle eventuali questioni sollevate dagli interessati.

15. Aggiornamento dell’informativa

La presente Informativa potrà essere modificata o aggiornata nel tempo al fine di recepire eventuali evoluzioni normative, organizzative o tecnologiche che incidano sulle modalità di trattamento dei dati personali oppure in occasione dell’introduzione di nuovi servizi o iniziative promosse da Asnor. La versione aggiornata dell’Informativa sarà resa disponibile attraverso i canali istituzionali dell’Associazione e, ove necessario, portata a conoscenza degli interessati con modalità idonee a garantirne l’effettiva conoscibilità.

16. Impegno di Asnor nella protezione dei dati personali

Asnor considera la protezione dei dati personali parte integrante della qualità dei propri servizi e delle proprie attività istituzionali. Per tale ragione l’Associazione adotta un sistema organizzativo orientato al miglioramento continuo, promuove la diffusione della cultura della protezione dei dati personali, investe nella formazione del proprio personale e verifica periodicamente l’efficacia delle misure tecniche ed organizzative adottate, al fine di garantire un trattamento corretto, trasparente e sicuro delle informazioni affidatele. L’obiettivo di Asnor non è soltanto quello di rispettare gli obblighi previsti dalla normativa vigente, ma quello di instaurare con tutti gli interessati un rapporto fondato sulla fiducia, sulla trasparenza e sulla piena responsabilizzazione (accountability) nella gestione dei dati personali.